企业采购管理的核心(一)

时间:2021-6-12 作者:qvyue

采购是企业管理核心之一,涉及交付、成本、质量,是命脉。但是也存在诸多问题和烦恼,比如计划调整导致采购到位后需求取消,变少、变多,过早入库的库存积压,来料呆滞,不良等等。那么应该怎样管理一个企业的采购呢?下面是笔者跟导师的一点探讨,供大家思考:

企业采购常涉及的几个关键词是PR采购需求、PO采购订单、WO工单,这里不再详细解释。理论上PO跟WO是对应关系的,有多少需求,就应该有多少供给,供需平衡只是理论状态,很少有企业可以做到,下面谈谈基于供需平衡的采购管理核心:

比如有A、B、C、D4种物料,它们对应的次日工单为W1、W2、W3…Wn,基于供需平衡原则,采购需求与供给一般在系统可以设以下三道防线:

1、第一道防线:当日库存Stock满足次日需求,即系统需求=库存;

2、第二道防线:PO+Stock满足次日需求,即系统需求=当日入库的采购订单+现有库存;

3、第三道防线:考虑过期订单(已过计划日期,未生产启动或半启动,但是有物料需求占用的订单)影响,即系统需求=PO+库存+三天内过期订单(这个时间可以根据企业实际进行灵活配置,可以是5天、也可以是7天内过期订单,具体由产品属性和生产属性决定)。

除此之外的需求,应该采用MRP运行的方式被重计划。基于以上3种场景,不难看出采购的齐套检讨逻辑相对简单,即结合以上三种供需平衡模式的需求重计划。

供需平衡只是满足采购齐套,齐套是采购管理的初级阶段,只是保障次日工单的正常需求,满足生产。但站在企业管理的角度,还要考虑成本和周转,与之对应的是原材料周转速率、呆滞库存额等。

下一步,我们应该怎样进阶呢?采购的管理不仅要管齐套,还应该管例外(前文提及的基于计划调整和采购效率的控制),也就是精准采购(按时按需采购),核心就在对PO的控制。

例:WO是4月26日,理论上PO应该在前1-3天内入库。但是实际业务过程中,可能WO需求时间很长,而物料采购周期很短,没有经验的采购员,看见需求就会立马转成PO,这就会导致PO提前入库(甚者超过生产周期,多者几月)。

如果物料不能及时转成产品发货到客户手上,随之而来的就是库存积压风险(还包括资金占用,利息损失,质量损失等等)。基于此,我们应该把重心放在PO的及时性上。

比如采购员高某,她有1000个PO,我们可以把她的PO按入库日期拉出来,用WO需求日期倒减。根据这个日期设定不同的档位进行聚焦,如果分布如下:

PO:≤2天,占比70%

PO:5-10天,占比20%

PO:≥10天,占比10%

那么,就要给高某提醒,你为什么提前这么早入库,是不是应该把这10%先降下来。在固定周期内设置目标给她,让她的PO时间尽量压缩在1-3天内。

上面是提前入库,同理,延迟入库我们也可以用类似的方法聚焦,按延迟入库的天数进行分档统计,制定目标,倒逼采购能效提升。

不难看出,PO的目的就是交付。要确保PO的精准,就要做到计划的精准,如果计划一动,对应的采购PO就会乱。基于此,这里有2个规则需要进行梳理与明确:

1、计划转单规则:WO要根据物料货期来确定,如果不满足货期,那么会导致PO延迟;如果大大超过货期,会导致需求提前(此时,需要采购内部进行控制,通过PO转单规则进行明确);

2、采购转单规则:PO的转单要根据计划的WO及物料采购周期来确定。

所以,采购的核心重点是既要做好齐套管理,又要做好例外管理。我们这里只是提到了理想情况下PO=WO的采购管理。那么,当PO≠WO时,我们应该怎样控制与管理呢?下文详述。

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